Cómo usar la nube para proteger archivos contables

Seguridad de archivos en la nube en escritorios de contabilidad

proteger archivos contables compartidos en la nube

Escritorios de contabilidad poseen requisitos de seguridad elevados, especialmente para los archivos en la nube. Ya sea en casa o en el despacho, siempre que estemos en línea somos expuestos a amenazas virtuales que incluyen desde troyanos, malwares hasta ataques directos de hackers. Esto hace que, a veces, las tentativas de invasión sean demasiadas para que los antivirus soporten, siendo necesario que empleemos otras medidas para mantener tanto nuestra integridad como la de nuestros archivos intactos.

Una defensa adicional es especialmente recomendada cuando lidiamos con empresas, pues estas entidades transmiten, editan y almacenan archivos sensibles de varios individuos y compañías. Siendo así, discutiremos a seguir la importancia de utilizar encriptación de punta en el trabajo.

Protección con encriptación en la empresa

Tanto la reputación como la fluidez del trabajo de empresas, como las contables, están directamente ligadas al nivel de seguridad de los archivos que estas almacenan todo el tiempo. La responsabilidad de mantener el secreto de la documentación es grande, un programa de encriptación acaba siendo la opción más práctica y segura.

Documentos fiscales, de personal, bien como los datos administrativos y financieros de una empresa siempre son pasados para que la empresa contable pueda lidiar con las cuestiones de tasas y encargos. Ahora imagine si un tercero, hacker o persona mal intencionada pusiera las manos en estos archivos tan delicados, cual seria el golpe tomado tanto por la empresa de contabilidad como por la institución inicialmente dueña de tales archivos.

Pensando así, una de las mejores formas de asegurar la integridad de esos documentos en la era digital es encriptarlos utilizando una herramienta robusta, que está siempre disponible y cierra "con candado" las informaciones más importantes. Un programa especialmente capaz y probado para efectuar esa función es el Steganos Privacy Suite, que utiliza en su herramienta Safe el algoritmo de encriptación AES-XEX de 384 bits para crear una caja fuerte virtual.

Producido por Steganos, empresa con más de 20 años en el mercado de seguridad digital, Steganos Privacy Suite consigue guardar los archivos contables de forma que ninguna persona sin la clave específica pueda accederlos, sea para robarlos o para cualquier otro fin. Después de crear un Safe o caja fuerte virtual, es posible acceder a los archivos de forma normal insertando una contraseña. Mientras este esté abierto y autenticado con la contraseña, funcionará como una carpeta más del sistema, pero después de cerrarlo solo podrá ser abierto nuevamente con la contraseña correcta. Vamos ahora a un pequeño tutorial sobre cómo utilizar el Steganos Privacy Suite y entender como este programa simplifica sustancialmente la penosa tarea de proteger nuestros archivos empresariales.

¿Cómo proteger los archivos contables en la nube usando el Steganos Privacy Suite?

1.º Paso: Para empezar, descargue de la versión de prueba del Steganos Privacy Suite haciendo clic en el botón abajo e instálelo.

Versión de prueba

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2.º Paso: Después de instalar el programa, ábralo y si la pantalla abajo aparece, haga clic en “Ahora no” y continúe probando el producto.

Encriptar archivos de contabilidad

Después de eso, usted verá una pantalla semejante a la exhibida abajo, entonces para comenzar a crear su caja fuerte virtual en la nube, haga clic en “Safe” y espere algunos segundos.

contraseña archivos contables

3.º Paso: Como es demostrado abajo, haga clic en “Crear nuevo Safe...” y prosiga.

proteger archivos de contabilidad con encriptación

4.º Paso: Ahora, usted verá tres opciones, haga clic en “Cloud Safe” y vaya para el próximo paso.

Archivos de contabilidad en la nube

5.º Paso: Después de eso, seleccione un nombre para su caja fuerte virtual en la nube y seleccione la letra que este exhibirá cuando sea abierto en su PC. Ese drive será exhibido al lado de la unidad C:, D: y etc. Después de tener seleccionada la letra, siga adelante.

Crear caja fuerte virtual

6.º Paso: Después de hacer clic en “Siguiente” en la pantalla anterior, tendrá delante de usted lo que está siendo exhibido en la imagen abajo. En esa pantalla decidirá el tamaño inicial de su caja fuerte en la nube. Tenga en mente que cuanto mayor este sea, más tiempo demorará para que sea generado en la nube.

Se recomienda que haga varias cajas fuertes para mantener los archivos separados y con un nivel alto de organización. Habiendo decidido el tamaño de su caja fuerte, haga clic en “Siguiente”.

caja fuerte para contabilidad en la nube

7.º Paso: Prosiguiendo, usted tendrá la pantalla abajo, donde el programa está pidiendo la contraseña que va a hacer ese archivo encriptado verdaderamente seguro. No use contraseñas repetidas o simples. Si desea, el programa ofrece opciones como generación automática de contraseñas, contraseña por imágenes (PicPass) o la opción de escribir con el teclado. Usted puede chequear el nivel de seguridad de su palabra clave en la parte inferior de la pantalla. Habiendo terminado haga clic en “Siguiente”.

nivel de seguridad

Pasado eso, el programa va a crear su caja fuerte en el servicio deseado de nube. El proceso puede demorar algunos minutos dependiendo del tamaño seleccionado. Después de acabar, haga clic en “Finalizar”.

Si desea abrir la caja fuerte, haga clic en el nombre de esta que está disponible en el Steganos Safe del Steganos Privacy Suite. En caso que desee abrir en otra máquina, basta instalar el Steganos Privacy Suite ahí y seleccionar la opción “Importar” que está en el menú superior del Steganos Safe. Siempre instruya a todos los que tengan acceso a las llaves a cerrar las cajas fuertes. Vale mencionar que el Steganos Privacy Suite puede ser usado simultáneamente en 5 máquinas con apenas una licencia, lo que facilita compartir los archivos encriptados.


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/ Escrito por Victoria Rodriguez sobre Safe 19

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